2008年8月ページ更新

ISO自己適合宣言サービス

           今なぜISO自己適合宣言か

           ISO自己適合宣言とは

           自己適合宣言のための条件

           自己適合宣言はどのように行うか
 
ISO自己宣言 今なぜISO自己適合宣言か

 2008年8月時点の日本のISO14001の認証取得件数は約3万事業所となっています。ところが、日経エコロジー8月号の認証取得済企業全国3000事業所のアンケート実態調査によると認証取得・維持費用に対して期待するほどの効果がないと考えている事業所が半数にのぼります。

 どうしてこのようなことになるか考えて見ると、ISO14001は環境マネジメントシステムつまり仕組みの規格です。認証取得時点では、業務負荷の関係から、環境リスク・法規制の順守を中心にシステムを組み、パフォーマンスの改善は組織内の紙・ゴミ・電気・水の使用量改善を主体に行います。しかし、このような活動は3年もすればやり尽くしてしまい、次第に環境マネジメントシステムへの関心が薄れていきます。

 ISO14001の本来の目的は、二酸化炭素排出量の削減、グリーンマーケティング(環境配慮製品の開発や販売)といった、すなわち本業と環境パフォーマンスの改善にあります(これは、別の言い方をすると「環境効率の向上」とも言います)。

 一方でISO14001は、何に着目して環境負荷を削減するかは企業が個別に判断してよいことになっているので、誰かがトップ(経営者)にこのことを提言しなければ、環境経営(本業と環境の一体化)には移行できません。これは、組織の担当者からはなかなかいいにくいことです。認証機関はどうかというとパフォーマンスまでは審査しないことになっている。規格が要求する記録文書があるかどうか、記述内容が要件を満たしているかどうかといったことに集中して、分かっていてもそんなことは言ってくれません。経営者にすれば、「高いお金を出した重箱の隅をつついているような状態=費用の割りには効果がない。」ということになります。

この状態から脱出するには3つの方法があります。

1.成熟審査に移行する。

 ISO14001の認証維持審査では、パフォーマンスの改善指摘は期待できない。そこで、内部監査でこれらの評価を行い、認証機関からは先進的サーベランス・更新審査手順(ASPI)=成熟審査の認証を受ける。成熟審査は自己宣言と第三者審査の中間にあるもので審査費用も安くなる。
しかし、成熟審査を受けるには、3年以上継続して審査登録証が維持されていることや質の高い内部環境監査システムが必要で、これまで合格したのはNECやトヨタ自動車など数社しかありません。

2.エコアクション21に移行する。

 エコアクション21はISO14001の簡易版ではありません。環境側面の抽出部分は簡易ですが、ISO14001が要求していない、二酸化炭素排出量などの環境パフォーマンスの継続的改善、情報公開を要求事項として規定しています。
また、登録維持費用はISO14001の1/2~1/5ですみます。長野県をはじめ、多くの自治体がISO14001からエコアクション21に移行したのはそのためでしょう。
しかし、エコアクション21は、もともと小企業や自治体向けに開発された環境マネジメントシステムですので、中堅規模以上の企業にはふさわしくないかも知れません。

3.自己適合宣言に移行する。

エコアクション21や成熟審査に移行するには”一寸”と考えられている事業所には、内部監査を充実させ、自己適宣言に移行する。
但し、内部の自己評価だけでは言いにくい点のトップへの提言が不十分となるし、また、外部の信用度も薄い。そこで、外部評価の活用と環境活動レポート等の情報公開を併用して実施する。
外部へ支払う費用は、認証取得維持の場合の1/5程度で可能となります。

 そこで、MAC(経営アセスメント・コンソーシアム)による外部評価と組み合わせた
 ISO自己適合宣言に切り替えられることを提案します。


ISO自己宣言とは ISO自己適合宣言とは

ISO14001:2004序文には
「この規格は組織の環境マネジメントシステムへの要求事項を示し、組織の認証・登録及び/又は自己宣言に利用できる。」
と記載されています。
また、1.適用範囲 c)では
この規格との適合性を次の事項によって示す。
 1)自己決定し、自己宣言する。
 2)適合について、組織に対して利害関係をもつ人又はグループによる確認を求める。
 3)自己宣言について組織外部の人又はグループによる確認を求める。
 4)外部機関による環境マネジメントシステムの認証/登録を求める。

ここで、提案する自己適合宣言は上記の 1)項と 3)項の組み合わせとなります。

ISO9001の場合

 ISO9001規格の本文には、自己宣言の記載はありませんが、強制規格ではありませんので自己宣言が可能です。

 ISOTC176発行「ISO9000ファミリーの使用と選択」には次の様な記載があります。

 ISO9000の実施 
    ステップ4 組織のマネジメントシステムへのISO9000の適用

【指針】
組織のシステムがISO9001に適合していることを証明するために、審査登録を望むのか、または、国内の品質賞の受賞を狙っているのかを決定する。

  
★ 審査登録の基礎として、ISO9001を用いる。
  ★ 品質賞を目指すのなら、品質賞の規準とともにISO9004
 
    (日本では、200512月に制定された JISQ9006 QMSの自己評価が適切)、を用いる。

自己宣言の条件 自己適合宣言のための条件

 自己宣言を行なう場合は、ISO/IEC17050(JISQ17050)適合性評価-供給者適合宣言-に従う。
この規格は、製品、サービス、マナジメントシステム、人、機関のすべてを対象にしたガイドラインですが、規格の中から、マネジメントシステムの自己適合宣言に関する箇所を抜き出すと以下のようになります。

(1)適合宣言の目的
 組織が宣言書中の規定要求事項に適合している保証を与えること、並びにその適合及び宣言の責任者を明確にすること。

(2)一般要求事項
 ① 適合宣言の発行者は、適合宣言の発行、維持、拡大、縮小、一時停止又は取り消し、及び対象の範囲の規定要求事項への適合に責任をもたなければならない。
 ② 適合宣言は、第一者監査(内部監査)、第二者監査(利害関係者による監査)、第三者監査(適合性評価機関による監査)の一つ以上が実施した適切な適合性評価活動の結果に基づかなければならない。
 ③ 適合性評価の実施基準として、適合性評価結果をレビューする要員は署名者と異なる者であることが望ましい。

(3)適合宣言書の内容
  適合宣言書は、少なくとも次の事項を含まなければならない。
 ① 発行番号
 ② 発行者の名称及び住所
 ③ 適合宣言の対象(例えば環境マネジメントシステム)
 ④ 適合の表明
 ⑤ 規格又は他の要求事項(例えばISO14001:2004)
 ⑥ 適合宣言の発行日及び発行場所
 ⑦ 発行者から権限を与えられた者の署名、氏名及び役職名
 ⑧ 適合宣言の有効性に関する何らかの制限事項

(4)支援情報
 適合宣言の基礎とした適合性評価結果と宣言を関係づけるため、例えば、次に示すような追加の支援情報を提供することが望ましい。
 ① 該当する適合性評価報告書の引用及び報告書の日付
 ② 関連支援文書の存在の言及
  ISO17050-2支援文書の要求事項
  ・宣言の対象の説明
  ・適合性評価の結果
    監査手順及びそれを選択した理由
    監査報告書
    逸脱及び容認を含め、評価の結果
  ・関与した第一者(内部監査)、第二者(利害関係者による監査)の識別、関連
   する資格及び専門的能力

(5)適合宣言書の様式及びアクセス性
 適合宣言書は印刷物によるものでも電子媒体によるものでもよい。適合宣言書の写しを声明書、ウエブサイト等により公開する。

自己宣言の方法 自己適合宣言はどのように行うか
 既にISO14001又は9001の認証取得がされていているが、自己適合宣言に移行したい場合は次の手順により行います。
1.自己宣言の準備














    
ここではISO14001を例に説明します。

(1)
トップが自己宣言の意味をよく理解し決意する。

(2) 環境コミュニケーション(環境活動レポートの発行) 
  • ISO14001 4.4.3 では「外部コミュニケーションを行うか行わないかを決定する。 行うと決定した場合は、その方法を決定する」となっています。
    しかし、自己宣言では、積極的に外部コミュニケーションを行わないと利害関係者  は信用してくれません。
    中小企業の外部コミュニケーションのサンプルは
      ・環境コミュニケーション大賞 環境活動レポート部門 の例を参照ください。
    また、自己宣言を行った会社としては下記を参照ください。
      ・向山塗料の環境コミュニケーションの例
  • 環境活動レポートの記述内容の中心は環境パフォーマンス、いいかえると、環境会計が入ってきます。
    ISO14001はシステム中心で、環境パフォーマンスを重視してこなかった事業所様もあるかも知れません。
     そのような事業所様では、マテリアルバランスの考え方にしたがって目的・目標を 今一度、見直す必要があるかも知れません。 西村経営支援事務所の下記ページに環境負荷の把握方法を紹介していますので参照ください。
     ・
    環境負荷の自己チェック方法
(3) 内部監査の継続的改善のシステムの構築
  • 自己宣言は、事業者の自己責任により行うもので、その基本は内部監査です。
    ISO19011では「監査プログラムの管理責任者が監査プログラムを策定し、実施し、監視し、改善する。監査員の力量等、必要な資源を特定し、それらが確実に提供されるようにする。」ことを求めています。
    このプログラムを作成し、監査員の力量を維持管理指定rくことが必要です。
  • 監査プログラムの管理
    

(4) 規格への適合性の検証方法の決定
  • 規格への適合性の外部確認を依頼する前に、適合性の自己チェックを行う。
    MACが外部確認を引き受けた場合は、原則として、その自己チェックの適切性と環境法規制の順守の適切性を評価し、評価報告書を発行します。
  • 適合性の自己チェックのフォーム例
      評価結果欄    A 十分適合
                 B 適合しているがまだ改善の余地
    あり
                 C 教育未実施、計画更新等の運用の見落とし等
     
規格条項
と要求事項
確認事項 確認証拠
(文書や記録名)
評価
結果





(5) 外部評価先を決定する。
  • MACにご依頼いただける場合は、2項にお進みください。

2.申し込み


    
ISO9001又はISO14001への適合を宣言するにあたり、経営アセスメントコンソーシアム(MAC)より外部評価を受けたい場合は、電子メール又はFaxに次の事項を記載し申し込みします。
  • 社名及び代表者名
  • 住所、電話番号、FAX番号、(Eメールアドレス)
  • 訪問のための地図
  • 業種・業務内容・社員数(パートを含む)
  • 適用規格
  • マネジメントシステムの適用範囲
  • 既に受けている認証機関と認証登録及びサーベランスの期日
  • アセスメント実施希望の有無
  • 自己宣言の実施予定月
  • その他特記事項・要望事項
適用規格はISO9001ISO14001ISO9001ISO14001との統合、のいずれの場合も可能です。

  申し込み先(電子メールの起動)   電子メール

3.受付・契約
      
MACは申込内容を確認の上、守秘義務及び適合宣言までの進め方について打ち合わせの上、契約を締結します。
4.文書の提出
   
外部評価を受ける組織は、MACからの指示に基づいて著しい環境側面、適用される法規制リスト、方針・目的・目標・実施計画、マニュアル及び内部監査手順書等を提出します。

5.審査計画の
  通知


   
MACは、審査員資格を保有した審査員による評価チームを編成します。 評価チームのチームリーダーは、受け取った文書を基に、実施会社、チームメンバーをMACと調整しながら評価の実施日程を確定し外部評価実施計画書を作成します。

審査工数は、1項(4)による適合性の自己評価書がある場合は、その適切性の評価+内部監査の適切性の確認だけです。
従って、これまでに行われた認証機関による審査工数の数分の1で済みます。
自己宣言移行の初回では、現地審査に先立って書類評価を行います。
サーベランスでは、書類評価のステップはありません。
詳細は依頼先との打ち合わせにより決定します。


6.(現地)審査
  の実施


   
   
評価当日は初回会議の後、評価計画に従って評価・確認が行われます。
評価チームは指摘事項を不適合、観察事項に分け、客観的証拠にもとずき、ひととおり評価を「終えたら最終会議で評価の結果を提示します。 不適合がある場合は、その是正が終了した時点で適合となるため、是正処置の手順、実施期限と報告方法、フォローアップの取り扱いを決めます。
7.審査結果の
  報告

   
評価チームのリーダーは審査終了後半月をめどに評価結果を報告書にまとめ、MACに提出します。
8.是正処置
  及び報告

   
被評価会社では不適合がある場合は、実施期限までに不適合の是正を行い、是正処置報告者を作成して、評価チームリーダーに提出します。
観察事項については、今後の改善の方向づけを回答します。
9.是正処置書
  のレビュー

   
評価チームのチームリーダーは是正処置報告書をレビューし、不適合及び不適合の原因が除去され、マネジメントシステムが適合状態になっていることを確認します。不十分な場合は満足な結果が得られるまで差し戻しを行い、再提出を求めます。
是正処置報告書のレビューは、審査チームのチームリーダーが是正処置報告書に記録してMACに報告します。

10.適合証明書
  の発行



    
MACは審査が計画通りに実施され、不適合の是正が完了したことを確認して実施会社に付属書として評価所見をつけた適合証明書を発行します。 
適合証明書の有効期限は3年ですが、適合性が維持されていることを確認するための維持評価が毎年必要です。

 
適合証明書には次の情報が記載されます。
  1. 証明書名称・管理番号
  2. 社名及び代表者名
  3. 適用規格
  4. 適用範囲(マネジメントシステムがカバーする活動・製品・サービスの範囲)
  5. 適合していることの表明
  6. 担当審査チームの編成(審査員氏名・登録資格・登録番号・役割分担)
  7. 発行年月日及び有効期限
  8. 経営アセスメント・コンソーシアム・責任者名・捺印

   
 適合証明書のサンプル  
11.決定及び
  適合宣言


   
実施会社では、適合証明書をひとつの重要な判断根拠として、経営者が規格への適合性を自己評価し、自己決定してそれを宣言します。

    自己宣言書のサンプル  

12.適合性の
  維持確認
毎年定期的に適合性を確認及び、パフォーマンスの改善点をアドバイスする維持評価は、実施会社がMACに評価を申請することによって発動し、計画されます。
維持審査が行われない場合、実施会社が自己宣言をとり下げた場合、適合性が維持されていない確実な裏づけがある場合は、適合証明書は有効性を失います。
但し、適合証明書の有効性の有無に関わらず、適合性が維持されているか否かの評価・決定・宣言は実施会社の経営者が行うべきことであり、その結果及びその結果によってもたらされるいかなる問題にたいしても経営アセスメント・コンソーシアムが責任を負うものではない。
 
 適合証明書(アセスメント結果を含む)は、経営アセスメントコンソーシアムから発行されます。
  また、ご希望があれば、適合宣言は経営アセスメントコンソーシアムのホームページを
  使用することもできます。
 
 
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